僕がUlyssesでTodo管理をする理由

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いままでTodo管理は紙、手帳ベースでやってきました。

それで十分だと思っていたし、手に馴染むこの方法は、最近はやりのアナログ思考とも相まって、人間の思考と非常に相性のいいやり方なのだと確信していました。

ところがです。

前々から薄々感じてはいましたが、
案件が多くなればなるほど、複雑で大きくなればなるほど、

成約のある紙という媒体で管理するのが、

非常に窮屈に感じてきていました

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紙で管理するのがなぜ窮屈なのか?

 スピードが追いつかない

次から次にタスクは増え、あっと言う間に変形して別のタスクに入れ替わったり、分岐したり、いつの間にか消滅してしまったりします。

そのスピードに紙で追いつくのはきついな、と。

今までは適当にやってたのですが、そろそろ潮時と考えました。

 考えるスペースが必要

タスクが増えたり消えたりが多発するのは、

課題を解決しながら作業を前に進めようとするからです。

進捗の過程で環境や評価は刻一刻と変化します。新たな問題が浮かんでは消えていきます。これは、ある種、当然とも言える流れなのです。

その課題を解決しならが前に進むためには、タスク管理と併せて、考えるための図が書ける大きなスペースがほしいな、と感じていました。

変化の本質を見抜くには、やはり図やチャートで頭を整理する必要があるからです。

やはりデジタル

それらを解決できるのは、もはやデジタルしかないと思い至りました。
デジタルならスピードにも十分に対応できるし、メモスペースは無限に作ることも可能です。

ただ、問題は、

1,優先順位を付けられる
2,メモスペースを確保できる
3,スマホでもMacでも同期して使える

こんなアプリがあるかどうかです。これが僕にとっての最低条件でした。

で、いろいろアプリを検討してみると、
まず、候補にあがったのが

「GoodNotes4」でした。

図やチャートでも整理できるし、優先順位もある程度はわかりやすく変更できるし、スマホ、パソコン間で連携も可能です(正確には「でした」ですが)。

しかし、GoodNotes5のアップデートでMac版が利用できなくなると、一気に連携できなくなることに非常にストレスを感じ始めました。

これでは使えません。

「アプリ依存症……?」なのか?

疑いはじめました。

一つの優秀なアプリの虜になると、そのアプリが使えなくなった途端、ストレス度が増して、仕事が手につかなくなる現象です。

便利なのは良いのですが、特徴があるアプリであればあるほど、そのアプリが利用できなくなったときのストレスは強烈なものがあるのです。

で、

最終的に決着したのがいつもブログ更新で使っていたUlyssesでした。

Ulyssesなら図を書く以外はほぼすべてを解決してくれるし、連携機能の優秀さは、もう長年の利用で知り尽くしています。

実際の使い方

使ってみると、やはり狙い通りでした。

いろんな考えを書き留めながら
プロジェクトを仕上げていく

そんなイメージで使えます。

やり方も一応ご紹介しとくと、
ただ単に「ToDo」というグループを追加して、そこにやるべきことをシートとして追加するだけです。

ただし、いくつかルールを作りました。

1,プロジェクト管理

これが前提。

Goodnotes4の時もそうですが、僕がここで扱うTodoはあくまでプロジェクトです複雑な仕事だけを扱います。

買い物のリストアップとか、電話するとか、そういう簡単なタスクは従来通り手帳かメモ帳にササっと書いて済ませます。

2.1日の優先順位が並び順

ルールが曖昧だと途端に混沌としたものになって、使えなくなります。

とにかく、並び順は今日、もしくは明日までにやることの順番にすることをルール化しています。
パットみたら今、何を考えなければなければならないかが明確です。

UlyssesならiOS版でもドラックドロップで一発変更できますから、ラクラクです。

3,保留案件とアクティブ案件の区分け

やはり、GTDの機能は果たしたいものです。

それをUlyssesのキーワード機能でやってみようと思いました。
電話する 書籍探し ネット調査

など。キーワードを決め、カラー付けしておけば、わかりやすくなるし、分類も簡単です。

4.装飾機能をルール化

装飾機能をどういったときに使うのかについてもある程度ルール化しておいておかないと
後で混乱します。

プロジテクト管理内部の各タスクは見出しで処理。
終了したタスクには取り消し線。
重要項目は、マークや強調を使う、

など。

まあ、当然といえばそうなのですが。
案外バラバラになってたりするものです。

装飾機能の使い方などはこちら↓↓↓を参照してみてください。

Ulyssesが仕事のタスク管理アプリとして十分使えるって知ってましたか?地味なスゴイ機能を紹介してみる。 – いざ!創らん。 

まとめ

1ヶ月近く使ってますが、

やはり、Ulyssesが使いやすい。

もちろん図解できないなど100%ではありませんが、
スマホからでもパソコンからでも、いつでもどこでも続きから考えることができます。

何をすべきかが、一瞬でハッキリとわかる仕組みなので仕事が凄くシンプルになりました。

UlyssesとTODO管理、なかなかオツな組み合わせだと思います。
オススメです。

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