デスク周辺の書類の整理に悩んだら「押出ファイリング」!私家版押出ファイリングの実際を紹介してみる!

スポンサーリンク




Pocket

書類や机周りを劇的に整理できる「押出しファイリング」!

前回、超整理法について記事にしたとき、その目玉であるはずのこの方法について、あまり触れてなかったことに気づいたので、改めて記事にしたいと思いました。

僕がこの押し出しファイリングを使いだしてもう10年近くが経過します。

最初は半信半疑で使っていたのですが、やはり、これだけ長いあいだ使っていると、机周りを整理するのに、これに勝る整理法はなかったのだと改めて思います。

もっとも、最初からうまく行ったわけではなく、失敗しながら、ちょっとづつ自分なりにカスタマイズし、修正していった、という感じです。

スポンサーリンク
スポンサーリンク




私家版押出ファイリングのやり方

個人的には極めてオリジナル(「超整理法」)に近いやり方でやって来たつもりなのですが、けっこう独断と偏見で強引に使い倒しているのかもしれません。

1,封筒の作り方

以前は、封筒に切り込みなどを入れて、タイトルが見やすくなるように加工していたのですが、かえって汚くなるので止めました。

今では、シンプルに封の部分だけを切り落として使っています。

そっけなく見えますが、それが良いのです。

また、封筒も百均や中古のもので十分。

2,記入の仕方

整理保存したいものが決まったら、新しい封筒を取り出して、

タイトルを封筒に縦書きで書きます

僕の場合、一つの封筒にいくつもの項目を保管することが多いので、その場合は、入れる都度、その項目の(個別)タイトルと日付を横書きで書いていきます。

kakikata

こんな感じで中分類のタイトルを縦書き。個別タイトルを横書きで書いています

日付は入れたり入れなかったり。入れなくても特に困りませんが(ものによります)、あったほうがベスト。

それと、超整理法では「分類するな」、というのが原則なのですが、

先程も書いたように僕は封筒に入れる段階で、適当に分類しています。例えば、データ通信などは複数のSIMを使っているのですが、別々に管理するより、同じ封筒に入れてしまったほうが探しやすいし管理しやすい。

だから同じ封筒に入れて

SIMを買い替えたりしたら、同じ封筒の中で入れ替えします。

わざわざ個別に封筒を作ると返って煩雑だし、検索しにくくなります

このへんはユルーく使っていっても大丈夫だと思います。

3,運用方法

運用方法は単純で、新しく封筒を作ったり、ファイルの中身を更新・廃棄などするたびに、右端(原著「超整理法」は左のようですが、どちらでもいい)に封筒を移動していきます。

それを繰り返していくと、左側には使用頻度の低い封筒が並んでいきますので、そこから優先的に廃棄するかどうかを検討していく。

そして、

今度は書類を探す場合は、で。

右側に検索頻度の高い書類が固まっているのですから、右から順に書類をめくっていくとヒットする確率が高くなります。

ま、なれたらおおよそ、どの書類がどのへんにあるかはわかるものですが。

大まかにこんな使い方です。

使い方のポイント

使い方のポイントはこんな感じ

1.本棚でないと失敗する

必ず、デスク周りにある本棚を使いましょう

これが最大のポイントです。

本棚のちょうど目の高さの位置に配置して使うのがベストです

僕が以前失敗したのもこれで

キャビネの中や机の一番下の引き出しでやってみましたが。

ダメでした。

蓋をしてしまうと死蔵してしまいます(ゴミ箱になってしまいます)。

目に触れない

これが一番の罪悪。

目に触れる状態だからこそ、

ちょっとあの封筒膨らんでるから今のうちに中身を整理しておこう、とか、あの封筒とこの封筒は似たようなタイトルなので、一緒にしておこう。など、

小さな気付きが出て、ちょっとづつ整理するクセがついてくるのです。

これがこの整理法の一番大事なコツです。

2,ラフに使う!

几帳面に杓子定規にこのシステムを運用しようと思ったら、そもそも意味がありません。

このシステムの本質は整理に時間をかけないための仕組みづくりなのですから。

バサッと封筒に書類を入れてしまったら、整理に時間を割かない。封筒の質にこだわったり、色付きの封筒を探したり、凝ったことは一切しない。

何度も言いますが、整理に時間をかけないことが究極の目的。

そこを忘れてはいけません。

3,廃棄の基準はあいまいでいい

廃棄の基準も明確に決めてません。

大きく2つ。

書類を探す必要があって、書類を検索している際に無駄な書類に気づく。

もう一つは、

本棚を眺めていて、封筒が多くなってきたり、膨らんできているな、とおもってからチェックしようと思い立った時です。

封筒の中に無駄な書類が多くなってくると、ぶ厚くなるので自然に廃棄の時期がきたのだと気づきます

それもこれも、本棚がいつも目に触れているからこそできることです。本棚で運用しているからこそ、なのです。

なんとなく封筒を眺めながらぶ厚くなっているものに気づきます

だから、廃棄は適当!

そうでなければ、ブラックボックス化してゴミ溜めになってしまいます。

4,色で検索性を向上

必要な書類を探す場合、本棚に並んでいる封筒を右から順に手作業で探していくわけで、これってよーく考えると非効率極まりないやり方です。

使用頻度の多いファイルが右から並んでいるので、検索性は高いとはいえ、もっと早く探したい、と思うのが人情です。

そういうときは色分けです(オリジナルにも書かれてます)。

最初のうちは、封筒自体の色、ピンクとか青とか書類の重要度別に分けて管理していたのですが、そもそも封筒って色の種類自体が少ないし、安価な100均にはほとんど色付きファイルが置いてありません。

なので最近は

ラベル式に変更しています。

こんな感じのものが100均に置いてあるので、これを封筒に貼り付けています。

最重要は赤。そして、頻度の高いファイルは青。文具類などは緑。このへんも適当。

この色分けも

あまり種類を多くするとごちゃごちゃしますから、4,5種類までが無難だと思います。

5,サインペンがオススメ

何を細かいとこまで!と思われるかもしれませんが、書類を探す時に、タイトルの字の大きさ、太さは影響します。

視認性の問題です。

左がサインペンで書いたもの。右がボールペン。字が汚いせいもありますが、ぱっと見、ボールペンは細くて見えにくいです

ボールペンでは細すぎるし、マジックでは太すぎる。

オススメはサインペンで。

こんな感じのペン。ネームペンとも言うらしいです。

タイトルが見やすい。

太すぎず、細すぎず、封筒に書いてもにじまない。これに勝るものはありませんでした。

これも100均で売ってます。

まとめ

基本的にこんな感じで、

使っています。

書類以外にも、印鑑、預金通帳、証券、などいろんなものを放り込んでますが、これで不便だと感じたことはありません。

ようは、各人それぞれ状況は違うわけなので、自分なりにカスタマイズして粛々と使っていくのがベストなのでしょう。

どれが正解というのはないとは思いますが、

書類の整理に悩まれている方がおられるなら、

ぜひ、試してほしい整理法です。

「超」整理法―情報検索と発想の新システム (中公新書)
野口 悠紀雄
中央公論社
売り上げランキング: 178,019
スポンサーリンク
スポンサーリンク




スポンサーリンク




継続して購読しませんか!

follow us in feedly

関連コンテンツ